国旅陈文龙 中国国旅集团副总会计师陈文龙:打造一体化财务共享服务中心

中国国旅集团有限公司是国务院国资委管理的中央企业,2004年由中国国际旅行社和中国免税品集团合并组建而成,2009年在上交所整体上市。作为以旅游为主业的大型企业集团,国旅集团主营业务内容较广,包括线上线下旅行社、签证中心、会展、机车票、有税及免税零售、物流商业、地产及旅游综合体开发、客运、物业管理、电子商务等。

近几年,在企业内外需求,特别是适应企业转型升级等多方因素驱动下,国旅集团启动财务共享建设便成为应时之需。2015年,国旅集团副总会计师陈文龙亲自带队,打造了集团全内容、业务财务一体化的财务共享服务中心,成为业内标杆。

应时之需

回顾中国近20年财务管理的发展历程,大致经历了"传统财务管理-财务集中管理-财务共享服务"3个阶段。

在传统财务管理模式下,主要以会计人员手工处理业务为主,同时借助计算机辅助管理凭证、账簿、报表等具体工作直至替代手工记账,这一阶段,计算机等信息技术仅是会计人员的一个工作工具,财务工作重点主要是财务会计内容,主要任务是监督职能,财务的服务职能发挥有限。

自2004年开始,随着企业经营规模和集团化企业的快速发展,以及央企大规模改制上市适应监管要求的驱动,一些大的企业集团开始进行财务集中管理的探索,特别是在财政部和国资委的大力推进下,财务集中管理模式得到快速发展,这一时期,企业集团资金集中管理、财务集中核算、一套账一套表等成为财务管理的主流,财务也从核算型逐步向管理型进行转变。

而自2012年始,随着国资委在央企管理提升活动中提出财务共享服务中心建设及财政部发布《企业会计信息化工作规范》,特别是国家"互联网 "战略的推动和影响,财务共享服务逐步列入越来越多企业、软件商、会计师事务所的重点工作甚至战略性工作中,财务共享服务成为首个以互联网为主体及推动下的财务管理模式,并彻底改变了以往以会计为主体、信息化为手段的状况,此时的财务管理真正是"互联网 "财务,财务共享服务中心就是这一阶段财务管理模式的代表。

对此,陈文龙认为,作为一种创新的管理模式,财务共享服务已经成为推动企业财务工作从财务会计向管理会计转型的最有效途径。一方面,建设财务共享可以形成"战略财务-共享财务-业务财务"三位一体、面向业务创造价值的新型财务管理体系,大幅提高财务的直接价值创造能力。

同时,财务共享服务亦是推动企业流程再造的有力抓手,大幅提升企业规范流程、合规经营、有效管控、充分授权,在更高层次实现财务对企业的监督职能及支持业务拓展。

"财务共享的本质和最终目标是支持业务拓展和灵活适应经营模式的自由、快速变革,适应企业分支机构、经营规模的快速扩张、快速复制集团的管理模式和内控要求,从而让各级企业和业务单元更加专注于业务、持续提高企业核心竞争力,使财务成为业务的伙伴,真正发挥财务的服务职能。"他称。

具体实践

陈文龙指出,国旅财务共享服务中心具有起点高、内容全、建设快、投资少,以及业财高度融合、数据高度集成、业务高度共享等特点,为集团财务转型奠定了基础,并同步实现了项目设计时的五大建设目标。

一是业务处理表单化。按照"制度流程化、流程表单化、表单信息化"思路,从2014年6月份始,项目组深入各级子公司历时8个月,对公司各类业务进行了认真梳理,对业务流程进行梳理、分类、调整、优化,对部分重要业务流程和审批流进行了规范统一;将国旅集团的各类业务设计成了17大类165张单据,包括通用单据和个别单位的特殊业务单据,这些单据涵盖了各级公司的全部业务;每张单据都根据不同的部门、单位、收支项目、金额、预算等组合,共设置了268个工作流和273个审批流,实现了业务数据化、流程规范化和系统自动控制。

二是业务财务一体化。国旅的主营业务均有成熟的多个业务系统,通过主数据接口实现业务系统与共享系统的自动连接生成相应单据,并按照该单据在共享系统中设置的流程自动流转,同时业务系统中的审批流及附件会自动形成相关文件同步成为单据附件;对于物业、投资、运输等业务系统不完整或没有业务系统的,由相关业务人员通过共享平台录入业务单据和上传附件。

三是共享内容全面化。国旅共享服务内容涵盖了全部财务会计内容并融入部分管理会计和移动互联网内容,目前已在正式运行的业务内容包括费用报销、资产管理、收入及成本结算、往来款管理、会计核算、总账报表、预算管理、银企直联、多结算中心、共享作业管理与业绩看板、移动审批与查询等。

四是信息系统集成化。国旅在财务共享上线前有20套完全独立的财务系统及硬件,上线后变成了全集团统一的一套共享系统和一套硬件设备,在功能和内容上较之前的系统有了质的飞跃,并且所有业务及数据完成了互联互通,正向流程实现了业务、资金、核算、预算的完全协同,以及集团各级主体"实时报表,一键合并"功能,逆向流程实现了从报表、预算到业务、到单据的全流程联查,在合并报表方面可以查询到每张合并抵消凭证,预算执行能查询到每张单据。

同时,信息系统的集成,也使得财务共享成为集团一个重要的信息库,不仅包括财务信息,还包括大量的业务信息,为后续开展的大数据分析提供了基础。

五是多端应用同步化。陈文龙指出,由于财务共享服务区别于以往的财务信息化,主要用户是业务人员并且是线上审批,因此在设计国旅财务共享时就要求系统满足不同人群的适应性以及移动端的同步应用,以三端不同形式进行人机对话:前端,主要面向业务人员、业务接口、业务报单、业务会计、共享会计、管理人员等,系统满足业务个性化、操作简单快捷、系统自控性强、对终端要求低,能提供常用信息快速查询和提醒功能等;后端,主要面向系统管理员、数据维护员、会计核算员、报表管理员、内外部审计员等,系统满足强大快速的数据处理、与前端无障碍互联互通、简便安全的系统维护、与其它系统的良好兼容性等;移动端,主要面向各级领导审批和业务人员移动查询,系统具备界面简单友好、对移动设备兼容性强、多种提醒方式等。

应用成效

国旅集团财务共享上线后,成效快速显现出来,除大幅提高了业务与财务的工作效率、显著提升财务信息质量、降低运维及人工成本等财务共享的基本成效外,还在跨组织作业突破传统会计主体实现财务整体素质提升、实时报表突破会计分期实现持续财务监督等方面发挥出明显作用。同时,借助财务共享平台,国旅财务转型工作已经启动。

国旅集团财务共享还通过以下3个方面的突出功能为企业转型提供了有力支持:

一是共享平台及中心突出的服务功能。财务共享平台的每个细节都以客户和业务为中心进行个性化设计,共享中心以对待客户的标准为成员企业和业务提供高水平服务。

二是更加有效的集团化管控。通过平台自身的规范化、自动化把企业的管控要求融于业务流程之中,内控逐步变成每个员工的日常工作并形成习惯。

三是强大的平台化拓展能力。国旅财务共享平台能够兼容内外不同业务系统的互联互通,双向业务及信息流动,为未来会计众包等业务创新提供了开放的空间等。