张千帆电子邮件 邮件泛滥谁之过 电子邮件就一定是垃圾邮件?

有人梦想拥有一个没有战争和疾病的世界,而杰里米·伯顿(Jeremy Burton)却梦想著拥有一个没有电子邮件的世界。

伯顿和多数办公室一族一样,整天都坐在电脑前,他最近发现自己花费在查阅电子邮件上的时间变得越来越多,不过,作为硅谷(Silicon Valley)一家大公司的市场营销部副总裁,他有能力为此做些什么。

而他所做的一切,别人也就只能想想而已。

两个月前,他给自己的部门定了一条规矩:今后每个周五员工们都不得使用电子邮件。他手下的240个员工必须照此执行,如果想在星期五向同事通报个消息什么的,他们就得拿起电话或是亲自跑去和同事当面说说。

即便是涉及到业务方面的事情也不得使用电子邮件,违者罚款。

伯顿说:“虽然电子邮件应该是提高工作效率的工具,但现在已经发展到了有些滥用的地步。”

当然,电子邮件也有诸多优点,它可以减少会议和电话的数量,能留下决策的书面纪录,还能让处于不同时区的人更加方便地联系。现在人们大量地使用电子邮件,因此它发送起来也十分容易。

根据国际数据公司(IDC)的统计,自1999年以来,北美地区电子邮件的日发送量增长两倍,达到了119亿封,其中还不包括垃圾邮件的数量(这完全是另外一个问题)。

显然,这么多的电子邮件需要人们花费不少的时间去阅读。俄亥俄州哥伦布市的咨询公司The ePolicy Institute称,有48%的办公室员工每天要花费1至2个小时的时间处理电子邮件,另有10%的人每天花在电子邮件上的时间超过了半个小时。

伯顿所在公司Veritas Software Corp.主要生产那些能够帮助各个公司备份或安全地存储它们的电脑文件--包括电子邮件的产品。伯顿发起这个“无电子邮件日”的构想最初来源于他的一次伦敦之旅,今年年初当他到公司驻伦敦的办事处出差时,他发现伦敦同事的电子邮箱里的邮件数量还不到10封。

而他自己每天会收到约400封的电子邮件,要花上至多两个小时的时间处理它们,其中多数是一些发给其他人、但同时又抄送给他的邮件、还有一些是垃圾邮件。

伯顿回忆起伦敦同事对他说的一句话:“你发得越多,收到的就越多。”于是他决定进行一个小试验。

伯顿只在市场营销部内部实行了这项电子邮件禁令,员工们周五仍可以向其他部门或向公司以外发送电子邮件。如果发现有人违反这一规定,其违规发出的每一封邮件将被处以1美元的罚款,这些钱将被用于慈善业。

自然,伯顿是通过电子邮件宣布这个禁令的(实际上,这封电子邮件上还标记有“很重要”的字样。)伯顿在邮件中这样写道:“这并不意味这我们周五就可以吊儿郎当地工作。”因为对于一些员工而言,电子邮件就等于工作。

伯顿这封电子邮件的直接后果是引发大量新邮件喷涌而出,员工们互相发信询问这一规定是不是真的。

这可是动真格的。6月25日周五是第一个“无电子邮件日”,当天上午大家还就此互相开开玩笑,有的员工不断跑到伯顿办公室,想看看谁会是第一个犯规的人。

这第一个犯规的倒霉蛋是产品营销部经理迈克尔·帕克(Michael Parker),他在零点刚过11分钟时向营销部的一个同事发出了一封有关产品投放的电子邮件。

帕克说:“我也是人,我也很脆弱。”

他因此缴纳了1美元的罚金,同时,为了树立一个反面典型,帕克的照片还被钉在了办公室的墙上,并且他还被迫在胸前挂上一个鲜红色的字母“E”从大厅走过。

当天还逮著了其他一些违规发送电子邮件的员工,许多人还找来种种借口为自己辩解,其中一个员工说,他之所以在周五发送电子邮件,是因为他电脑上的时钟不准。

但几周过去后,员工们开始渐渐适应了这个规定,工作也照样能够完成。

他们使用电话联系,进行面对面的交谈,或是来回走动走动。

由于市场营销部分散在不同的大楼里面,员工们还需要适应在不同的大楼间来回奔走。

比如企业营销部的主管达娜·洛夫(Dana Loof),她通常走路的最远距离就是到餐厅吃个午饭,她自称为“时尚先锋”,因此常常会穿些时髦的高跟鞋来显示自己的品位。不过,自从有了这项“电子邮件禁令”后,她发现每周五自己要走近3英里的路,那些高跟鞋让她的脚疼得要命,于是洛夫决定换上一双粗笨但很舒适的运动鞋。

尽管员工们想尽各种办法提醒自己不要以身试法,但有时候也难免会犯错。Veritas渠道营销的高级主管朱莉·帕里什(Julie Parrish)在桌上贴满了各种黄色的报事贴,提醒自己不要犯规。不过,有一个周五,她还是忘记了这回事,高高兴兴地发起了电子邮件,在她意识到这一点时,她已经发出了65封邮件。

不过,伯顿没有罚她那么多钱,只让她缴纳了20美元的罚款。

产品营销部的营销经理杰夫·豪斯曼(Jeff Hausman)的小组有9名营销人员,为了能够想法绕过这个禁令,他们开始使用网络寻呼软件进行联系,这种软件可以让电脑用户互相之间用文字进行实时地交流,有一点像电子邮件。

不过,这种技术违反了电子邮件禁令的精神,因此也受到了禁止。豪斯曼说,他们想利用另一种电子通信方式来替代电子邮件。

伯顿手下的许多员工称,电子邮件容易让人上瘾,要放弃它可比想像中的困难。

伯顿说,周五电子邮件禁令获得了成功,他计划一直执行下去。有一点值得一提,这些天来,他自己电子邮箱里的邮件数量少了一半,这不仅使得他能更快地处理完工作,而且他的办公室也变得更整洁,因为不再有那么多占地的电子邮件打印稿了。

而其他员工称禁令的好处还不止这些。艺术主管杰夫·伦纳克(Jeff Rennacker)说,一些行文晦涩的电子邮件容易让人产生歧义,而和人进行面对面的交流就不存在这一问题,因此能更快地完成工作。

如今,违反禁令的员工所缴纳的罚金数量已经接近70美元。伯顿说,这一数量还在不断增加,不过增加的速度已不如刚开始时那么快了。

他说:“大家开始真正考虑哪些是需要通过电子邮件进行沟通的了。”