陈志云档案 精耕细作舞出精彩事业——记南通星辰档案管理员陈志云

“小陈,你这有公司厂区平面布置图吗?”早上8点半,陈志云刚踏进档案室,项目办小刘就拿着一张清单过来了:“我今天上午要去市里办手续,麻烦你帮我找一下这些资料。”看着小刘手上长长的清单,陈志云沉着迅速地在档案系统里逐一检索,随后将检索结果和小刘一一核对确认,再动作麻利地摇开档案柜查找纸质原始文件。不到半个小时,20多份资料就全部呈现在小刘面前。

这是南通星辰档案管理员陈志云每天工作的一个缩影。资料的存入借出、整理归档……这样的场景几乎每天都会在她那两间档案室里上演。面对数以万计的各类档案资料,陈志云用特有的细致和耐心,将她这些“宝贝”拾掇得井井有条,无论是借阅人还是存档人,都能在档案室得到满意服务。

公司档案管理岗只有陈志云一个人,在做好生产经营各项档案管理利用的工作外,由于近年来公司重大技改建设项目方兴未艾,项目档案管理也由她一力承担。在陈志云的不懈努力下,公司档案管理工作取得了骄人成绩:获得蓝星公司考评A级;9扩15万吨/年双酚A及5扩10万吨/年基础环氧树脂两项重大项目在集团组织的档案验收中达到“优级”,先后受到集团和蓝星公司表彰……

岗位调整遇难题 角色转换显功力

应用化学科班出身的陈志云,是个典型的理工科“学霸女”,平时不善多言,腼腆害羞,却特别喜欢钻研。刚入司进入质量控制部从事检测分析工作,细心钻研的陈志云在岗位上尽情发挥她耐心细致的特质,工作中从未出过差错,这个长处也得到领导的关注认可。在档案室人员变动时,公司第一时间便想到了她。 

“刚开始不是很适应,主要是没有学过档案管理,对这些工作技能几乎一窍不通。”面对新的工作、新的岗位,陈志云坦言困难重重。所有的一切都要从零开始,面对知识上的缺失,陈志云没有退缩,在部门领导的支持帮助下,开启了全新的求学自学历程。

随后的一年里,陈志云走访了江山农化、醋酸纤维等多家南通知名化工企业,系统学习他们在档案管理方面的先进办法和经验,多次参加集团和蓝星公司组织的档案管理培训,还买了很多专业书籍利用业余时间自学。功夫不负有心人,陈志云很快熟悉业务,档案收集、资料归档、信息检索等各项工作有条不紊向前推进,她渐渐成为一名档案管理工作的行家老手。

面对困难不退缩 组团建队强管理

“很多人来找我借资料,可常常自己都不知道资料的名称内容,甚至只有一些简单的关键词,这给我们的档案检索查找带来很大困难。”逐渐熟悉业务的陈志云,在工作实践中也发现其中存在的许多不足。有些文件资料移交时账目不够清晰,移交的内容和方式不够规范,还有些部门为了方便查阅,没有及时归档……这些情况在她接手档案管理工作之初常会遇到。    

陈志云意识到,档案管理工作看似简单,实则不然,单凭一己之力远远不够。在公司领导支持下,她重新组建完善了兼职档案员队伍。这个崭新的团队来自各部门一线岗位,队员们对各自业务领域比较熟悉,正好可以弥补陈志云对专业知识不够精通的短板,能够有效改善部门资料收集不全的问题。    

为提升兼职档案员管理水平,认真负责的陈志云亲自制作培训课件,讲解传授档案管理技能,普及专业知识,宣贯相关要点,“量身定制”对全体兼职档案员进行针对性培训,和大家一起互相学习,共同进步。公司26名兼职档案员参加集团组织的档案专业网络培训,均一次性通过考试并获得证书。   

为巩固培训效果,提高队伍专业水平,陈志云还制定了专项考评办法,率先对4大类20项考核评价指标逐项自评,根据各部门实际存档工作,参照各自归档范围表给出复评分和意见,再根据部门领导和人力资源部反馈意见最终得出每名兼职档案员的考核分数和等级。通过对团队成员的指导监督考核,进一步加强相关管理,有效提高大家对档案管理工作的积极性。    

在她的带动下,团队成员共同努力,对照《南通星辰归档范围表》《文件登记表》等表格工具,对档案资料进行分类整理筛选,极大完善了公司档案资料,真正做到公司相关工作的系统化管理。

扎扎实实打基础 实实在在出成绩    

“虽然我是在档案室工作,但在项目建设时经常要去施工现场,设备查验开箱、现场协调会议等都需要我来跟进。”在建立完善档案员队伍、理顺档案工作同时,陈志云又挑起了3.5万吨/年特种环氧树脂项目竣工验收任务。    

项目档案管理是个系统庞大的工作,涵盖了前期立项资料、协议合同、监理资料、施工技术资料、竣工图、分项验收等各种文件数百卷,涉及到公司几乎所有部门,工作量之大可想而知。对此,陈志云却能做到滴水不漏,用她的细致耐心,出色完成了项目建设档案管理任务。    

根据公司相关要求,陈志云着手建立起项目档案管理网络,从前端控制入手,将档案工作融入项目建设,实现了项目档案全过程控制,确保档案资料系统、完整、准确。在项目建设过程中,她亲自参与,全程跟进,及时与施工、建立及项目办等相关人员沟通,工程前期把好档案分类策划关,施工过程把好档案收集关,竣工验收过程把好档案整理关,投入运行把好档案移交关。

在保障项目档案建设顺利进行同时,也活脱脱地将自己从内敛含蓄的“女神”锻炼成了果敢刚毅的“女汉子”。

辛苦的付出换来了丰硕的成果,3.5万吨/年特种环氧树脂项目档案顺利验收,没有遗留问题,而陈志云的汗水也为项目建设、管理和运行起到了重要支撑作用。    

这次出色完成任务也给陈志云在项目档案管理方面打下了坚实基础,留下了丰富的经验。在去年完成的9扩15万吨/年双酚A技改项目以及5扩10万吨/年基础环氧树脂技改项目中,她对相关项目档案进行了系统归档整理,组卷项目档案521卷,其中基建档案375卷,设备档案146卷。最终双酚A技改项目档案以优异成绩通过验收,并顺利移交南通开发区档案馆。

舍小家为大家 工作学习两不误  

项目档案管理工作内容繁杂、时间紧,各项工作必须在进度要求的时间节点内完成。为此,加班加点成了陈志云的家常便饭。常常办公楼里已经熄灯,只剩下档案室灯火通明。偌大的档案室里,资料装订声和档案柜行走在轨道上的金属撞击声交相呼应。   

“白天人来人往事情较多,晚上静下心来整理资料更加顺畅,不容易出错。”对于一个人加班,陈志云这样解释道。对此,起初丈夫并不理解,妻子这么拼是为了什么?家里刚上幼儿园的儿子每天都等着她回家讲完故事才肯睡觉。

可是渐渐地,她的默默坚守换来了家人的理解与支持,丈夫和孩子成了她奋斗的力量与源泉。有了家人做坚强后盾,陈志云将更多的热情与心血倾注在工作中。工作之余,她还不忘“充电”,报考并通过了南通市职称考试,获得南通市助理馆员职称。    

2016年,因档案管理工作出色,陈志云被评选为南通星辰“2016年度优秀员工”。面对荣誉和褒奖,不善言辞的她只是淡淡一笑:“我还需要继续努力,耐心细致去整理那些‘无穷无尽’的资料,和大家一起做好档案管理工作,永不松懈!”

后记:

平日里言语不多的陈志云,多说几句话都会满脸绯红,但聊到档案工作时却是滔滔不绝,似乎能这么坐着聊上三天三夜。就在采访她的间隙,又有不同部门的人来借阅档案。刚刚还羞涩无语的陈志云一旦进入工作状态,立马变得严肃认真。 

临走时,来借阅的同事都止不住叮嘱我一定要好好报道报道她。看着陈志云工作时专注的眼神,我不由这样感叹——“最美星辰人”,非她莫属!