管理学张玉利电子版 张玉利主编《管理学》第二版M
第十三章控制工作基础【本章导读】本章介绍管理控制职能的基本知识,包括控制的作用、控制工作的过程以及控制的基本类型,目的是为控制系统的构建奠定基础。第一节管理控制及其功能一、管理控制的概念管理控制是衡量和矫正工作活动使之按计划进行,进而确保组织目标得以实现的过程。
具体地说,控制就是用预定标准来检查组织中各项工作的进展情况,看其是否与计划相符,是否与下达的指示和既定原则相符,及时发现差异和存在的问题,采取矫正措施,使工作按原定计划进行;或适当调整计划,使之符合客观实际的管理活动。
控制就像一艘船上的舵使组织朝着正确的方向行进。它不时地以工作业绩(财务的、生产的与其他的)的形式将组织的实际方位与预期的方位进行比较。
控制为组织提供了一种机制,在工作偏离可接受的范围时调整行进的路线。控制标准、偏差信息和矫正措施是控制工作的三项基本要素,它们相互关联,相互依存,缺一不可。控制标准是预定的工作标准和计划标准,它是检查和衡量实际工作的依据。
如果没有控制标准,衡量实际工作便失去了根据,控制工作便无法进行;偏差信息是实际工作情况或结果与控制标准或计划要求之间产生偏离的信息。了解和掌握偏差信息,是控制工作的重要环节。
如果没有或无法得到这方面的信息,那么控制活动便无法继续开展;矫正措施是根据偏差信息,做出调整决策,并付诸实施。所以说,根据实际情况和需求,或矫正实际工作,或修正计划或标准,是管理控制的关键环节。
二、管理控制的特点管理工作中的控制,其控制过程及基本原理与物理、生物、经济及其他各方面的控制没有什么区别。请看看电冰箱是怎样工作的:首先,要利用温控器设置电冰箱室内的温度标准(控制标准);然后,借助传感器随时测量电冰箱室内的实际温度,以便获取温度偏差(偏差信息);一旦电冰箱室内的实际温度高于预先设定的温度标准,温控器便向压缩机下达指令,压缩机开始启动,制冷(矫正措施)。
但是,与电冰箱等机械控制系统相比,管理控制又有其自身的特点。
1.管理控制具有整体性。这包含两层含义:一是管理控制是组织全体成员的职责,完成计划是组织全体成员共同的责任;二是控制的对象是组织的各个方面。确保组织各部门和单位彼此在工作上的均衡与协调是管理工作的一项重要任务,为此需了解掌握各部门和单位的工作情况并予以控制。
2.管理控制具有动态性。管理工作中的控制不同于电冰箱的温度调控,后者的控制过程是高度程序化的,具有稳态的特征;而组织不是静态的,其内部环境不断地发生变化,进而决定了控制标准和方法不可能固定不变。
管理控制应具有动态的特征,这样可以提高控制的适应性和有效性。3.管理控制是对人的控制并由人执行。管理控制是保证工作按计划进行并实现组织目标的管理活动,而组织中的各项工作要靠职工完成,各项控制活动也要靠人去执行。
管理控制首先是对人的控制。管理控制的这种特点使得管理控制工作中具有更明显的人为因素干扰,这种干扰可能是正面的,如人们的责任心有助于增强控制效果;也可能是负面的,如担心被处罚的心理会影响偏差信息的收集。
如何降低人为因素所产生的负面影响是管理控制工作中的一大难题。4.管理控制是提高职工能力的重要手段。控制不仅仅是监督,更重要的是指导和帮助。
管理者可以制定偏差矫正计划,但这种计划要靠职工去实施,只有职工认识到矫正偏差的必要性并具备矫正能力时,偏差才会真正被矫正。通过控制工作,管理者可帮助职工分析偏差产生原因,端正职工的工作态度,指导他们采取矫正措施。
这样,既会达到控制目的,又会提高职工的工作和自我控制能力。三、控制的功能在管理工作中,人们借助计划工作确立目标,借助组织工作来调配资源,构建分工协作网络,借助领导和激励来指挥和激发员工的士气和工作积极性。
但是,这些活动并非一定能保证实际工作按计划进行和组织目标的真正实现。因此,控制便显得尤为重要,控制是管理只能链条上的最终环节。任何组织都需要控制。控制为组织提供适应环境变化、限制偏差累计、处理组织内部复杂局面和降低成本提供了有效的途径。
控制的这四项基本功能也是控制的目的所在。1.适应环境的变化如果管理者能够建立起目标并即刻将其实现,那么就不需要进行控制。
事实上,制订目标之后到目标实现之前,总是有一段时间。在这段时间内,组织内部和周围环境会有许多事情发生:竞争对手可能会推出新产品和新的服务项目,新材料和新技术可能会出现,政府可能会制订新的法规或对原有政策进行修正,组织内部的人员可能会产生很大的变动,等等,这些不仅会阻止目标的实现,甚至可能要求视情况的变化对目标本身进行修改。
因此,需要构建有效的控制系统帮助管理者预测和确定这些变化,并对由此带来的机会和威胁作出反应。
这种环境探测越有效、持续的时间越长,组织对外部环境的适应能力就越强,组织在激烈变化的环境中生存和发展的可能性就越大。2.限制偏差的累积小的差错和失误并不会立即给组织带来严重的损害
