领导说我是大管家 成为老板眼中的合格大管家

就初创型企业内部大管家(中小型企业此类岗位可为行政人事主管、行政人事经理、办公室主任、综合部主任、综合部主管等岗位,在后文中统一称呼为大管家)公司期望、如何定位、如何更有效的开展工作,服务所在的企业等问题开展咨询和论述,结合自身几年来的工作经验,写下此篇。

一、倾听关注点

大管家岗位根据公司规模大小岗位职责不尽相同,但在初创型中小企业里面职责大体相同,基本围绕公司行政和人事两个维度而开展工作。从企业价值链角度来看,此岗位属于辅助性,与运营、市场岗位相比,价值相对低廉,再结合初创型企业特征,生存发展是关键,此岗位工作取得突出的成效尤为艰难,在很多的初创型企业中此岗位上工作人员从事基础的人事和行政事务,出彩点做作企业文化,制度建设等,从企业客户角度分析,大管家服务客户为公司内部客户:老板、各部门主管经理、基层员工。

因此作为中小企业内部大管家如何开展工作更有效,更好服务公司发展,带着此类的问题我分别与企业老总、朋友、同行以及同事进行简单沟通和探讨。

1、基层员工关注点

行政人事部门怎么样开展工作对你有效或有帮助?或者行政人事部工作中你最关注哪些?带着这样的问题我联系了共事在职员工及离职员工,涵盖技术、产品、销售、运营等各个岗位人员。基层员工的关注点聚焦在良好的工作氛围、被认可与尊重(员工关怀)、弹性化工作时间、个性化福利四个方面。从马斯洛需求层次理论出发,员工需求已经从生理需求和安全需求跨越到社交需求和尊重需求层次。

2、中高层关注点

行政人事部门主管如何与你搭档配合你工作开展更有效?你需要行政人事部门为你开展哪些工作?带着此类问题联系沟通我工作中相互配合技术、产品、运营、市场等相关部门负责人。部门或团队负责人关注焦点找到我需要的人、团队氛围和团队建设、培训提升。部门主管或团队负责人带领团队实现部门目标,成员是关键。

3、老总的想法

内部大管家岗位有什么样素质和能力?工作中哪些是老总最为关注的?拜访身边几位对我印象比较深刻的公司老板,就上述问题作了较为深入沟通。中小型企业老总关注重点关注效率、有效配合、各类信息及时反馈、企业工作氛围(企业文化)等方面,岗位人选要求有较高的沟通能力、熟练处理事务技巧(圆滑)以及价值观统一。企业大管家作为老板背后的人,此类的关注点和要求恰如其分。

经过身边领导、朋友和同事的沟通与交流,结合自身工作经验,作为企业内部大管家,应以老板为工作中心,重点关注公司人和事,有效配合各个部门开展工作,促进公司发展和目标达成。

二、角色定位

1、内部管理专家与杂家。任何一家公司发展都是经营第一,管理第二,管理为经营服务。中小企业老总是企业经营者,作为企业大管家,擅于帮助老总做好企业内部管理工作,做好助手,采取有效的管理方式和手段,使内部管理规范化、精细化、系统化,让老板集中精力经营企业。企业内部很多事务琐碎、零散、日常事务多等特性,擅于统筹处理,提高效率,高效率处理事务但又不沉浸琐碎事务中,注重细节、严谨、有耐心,关注重点。

2、业务部门优秀的合作伙伴。大管家岗位为公司各个岗位员工、部门、老总服务,客户群体广泛。要深入理解公司业务,融入业务,利用自身专业积极配合部门业务开展,成为业务部门优秀合作伙伴。不理解业务、不融入业务,处理问题、内部管理都是片面的,无法发挥自身价值。

3、企业文化建设者及有力传播人。中小型企业文化核心为老板文化,老板核心价值观和理念是中小型企业文化建设的出发点和关键点。作为企业大管家,必须做到价值观与核心统一,通过各种途径和方法去宣传和贯彻,同心同德,去建设和丰富企业文化。在选人、用人,日常工作中去执行,借助制度、团建、活动等媒介去落地。

4、信息情报中心人。作为大管家,老板的眼睛和耳朵,需要将公司各类信息进行及时汇报,擅于发现问题并积极解决。同时要将老板的想法、价值观等信息及时有效传达给员工,扮演信息中心人角色,信息获取以及传递反馈极为关键。

5、员工的心灵鸡汤。对员工各类信息包括家庭、工作、生活等各个方面要全面掌握,尊重员工,对工作表现好及时认可和鼓励。对员工生活、工作中遇到问题及时予以帮助、关心、关怀,同时需要结合公司发展,做好员工职业生涯规划,共同提高和成长。

三、一些理念

1、成本观念:行政人事部门涉及的费用往往是公司成本支出。在工作中要牢牢树立成本观念,节约一块钱就是一块钱的利润,而节约出来的钱往往比创造利润更为简单和直接,尤其是中小型企业,成本意识要更强,支出项目也必须有价值,在刀刃上。

2、高情商、玲珑的心。内部大管家关注人和事,层面的多,范围广,人与人之间差异大,事务因重要程度各异,在工作中必须面对不同的局面,需要有高情商和玲珑的信息,圆润的手腕去解决工作中事务或问题。

3、专业素养。大管家专业在于行政和人事管理,擅于处理各种关系和事务,理解公司业务。从岗位胜任力角度来说,大管家要求具备较高的专业理论知识,人力资源管理、企业管理、心里学、组织行为、谈判等以及相关行业的知识等,有很强的学习能力,积极学习提高专业素养。

4、敢于作为,敢于担当,结果导向。不当老好人,敢于作为,敢于担当,对不符合公司行为等说不,敢于向业务部门要结果。

5、责任心。没有责任心,工作肯定做不好,敢于承担责任,才能挑起重担。

6、高度统一。与老板保持高度一致,这是工作开展的关键。大管家工作必须在老板的大力支持下才能取得好的结果,没有高度一致,只能是混混日子,难有作为。

7、信息获取。信息的充分和及时性能够给工作带来很大便利,提高工作效率和结果。大管家要有擅于快速获取信息的能力和渠道,接地气,了解员工,获取有效信息,上承能传递和反馈,为老板提供决策信息来源。

8、换位思考。管理在于沟通协调,服务需要更好的沟通,换位思考,从对方角度看待问题,能够在很多工作中减少障碍,达成共识。

四、最后

综述,多听、多想、多干。

五、感谢

难得给自己一次总结的机会,多年工作中的一些所得基本上都在里面了,不怎么出色,关键是自己总结出来的,蛮有成就感。非常感谢我曾经的同事、朋友、服务过公司的老总和配合与协助,对在职业生涯中遇到他们是一种缘分,也是一种幸运。祝好!

备注:希望看到此篇的朋友和同行积极评论,一起分析和总结。诚谢!