【公文签名章】行政机关负责人签名章应立法统一标准

签名章即通过有资质的公章刻制单位将个人签名制作成印章,多出现于国家机关公文。行政机关负责人的签名章必须用红色印章还是其他颜色(比如蓝色)也可以呢?这个看似是个"小问题"的问题,还真就成了问题。

记者近日在采访北京市第一中级人民法院行政庭庭长薛峰时了解到,在一个行政诉讼案件中,发生了原告质疑行政机关出庭代理人身份的情况,其理由就是该代理人出具的授权委托书上行政机关负责人的签名章是蓝色,而非红色。据了解,此类问题在实践中普遍存在,亟待解决。

那么,我国对于行政机关负责人签名章的管理如何规范?据北京市第一中级人民法院行政审判庭法官李茜介绍,2000年8月24日,国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》,对公文的办理、管理等问题进行了明确规定。

其中第九条列举了公文的主要种类有:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。根据上述办法,国家质量技术监督局制定了《国家行政机关公文格式》(GB/T 9704-1999)(以下简称《公文格式1999》),其中8.2.6.1和8.2.6.2节对单一发文印章和联合行文印章作了规定,明确规定印章用红色,但未规定签名章。

2012年4月16日,中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》,条例于2012年7月1日起实施。条例第八条规定,公文的种类主要有:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

根据条例,2012年6月29日,国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会联合发布《党政机关公文格式》国家标准(GB/T 9704-2012)(以下简称《公文格式2012》),并于2012年7月1日实施。

《公文格式2012》是对《公文格式1999》的修订,对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体规定,在第7.3.5.3节"加盖签发人签名章的公文"对签名章的样式及加盖位置均有规定,其中第三款明确规定,"签名章一般用红色"。

由于目前尚无其他法律法规对此问题予以规定,《公文格式2012》成为唯一规制签名章的规范性文件,如果在行政机关出具的非公文类文件中使用签名章,一般也可参照适用。

薛峰说,由于《公文格式2012》属于行政规范性文件,没有强制性的法律拘束力,目前立法上对行政机关负责人签名章的规定还存在很多漏洞,实践中也因此出现很多争议。例如,《公文格式2012》规定"签名章一般用红色",这里的"一般"显然并没有绝对排除其他颜色的使用,那么如果使用了其他颜色的签名章,究竟是否具有法律效力?

中国政法大学法治政府研究院院长王敬波教授认为,签发公文是领导工作的一项重要内容,应当规范使用和管理行政机关负责人签名章及签发行为。但从实践来看,不少领导者在签发公文时不够规范,存在较大的随意性。主要表现在:内容项目不够齐全、完整。

《党政机关公文处理工作条例》第二十二条中规定:"签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期。"这就是说,公文签发的内容包括三项:意见、签发人姓名和审批(签发)时间,三者缺一不可。

然而,在实践中,有些领导者对此往往有所疏忽,或不写姓名,或漏写时间,这些均有欠规范。同时,书写工具也不合规范。根据《中华人民共和国档案法》的有关规定,应当选用钢笔或毛笔,这两种笔所书写出来的字迹清晰坚牢,不易褪色,便于长期保存。用墨应以蓝墨或碳素墨水为宜,修改和签批则可使用红色墨水。实践中,有不少领导者在签批公文时,往往使用铅笔(红蓝铅)或圆珠笔等不合乎存档要求的书写工具,颇为不妥。

针对领导人签名章的上述争议问题,应该如何解决?薛峰认为,我国受传统文化的影响,印章多使用红色印泥,但在国外很多国家,印章多使用蓝色。虽然《公文格式2012》也规定了"签名章一般用红色",但鉴于其为推荐性国家标准(GB/T),没有强制性的法律拘束力,仅仅表明了国家的倡导,故很多问题仍需要通过立法及其他途径解决。

在立法层面,各行政机关可根据自身实际,参照《公文格式2012》制定部门规章,规范签名章的使用,明确签名章的使用范围,制定统一的签名章格式规范,包括签名章的颜色、尺寸、加盖位置等。

同时在管理上,做好签名章的管理和归档,在当事人因对签名章的真实性产生质疑而需要进行鉴定时,配合法院做好鉴定工作。就法院来说,今后在司法实践中遇到类似问题可及时向行政机关发司法建议,这样就能及时指出行政机关在应诉工作中存在的不足,促使行政机关提高应诉水平。