【智慧办公包含哪些方面】智慧办公系统包括硬件与软件两大部分
智慧办公系统包括硬件系统与软件系统两大部分。智慧办公的硬件系统能对硬件信息进行移动数字化处理,使其通过互联网或物联网实现全线联通的状态,从而达到“一个控制中心、多个控制终端”的目标。这套硬件系统包括三屏网真高清视频会议室、数字化移动办公桌、超级中央前台控制器、员工健康状况检测仪等硬件设备,它们之间互相连接,并受同一个控制中心管控。
这套系统能让人更便捷地获取信息、更及时地处理事务,同时也为各类文件提供了更为严密的保护。
智慧办公硬件系统——以超级中央前台为例
超级中央前台作为一种新型的智慧办公设备,极大地改变了旧有的、依靠人工运行的访客身份识别及客户管理体系。在旧有的办公系统内,访客需在办公楼前台留下姓名、联系方式等信息,以此换取临时访问卡,之后方可获得进入办公区的权限。
如果运用超级中央前台,被访问单位则能提前将访客信息、到访时间以及联系方式等录入系统。这样,在访客来访时,超级中央前台可通过已有信息来核查访客身份,并通知被访问单位或个人。此外,被访问单位或个人也可向访客发送超级中央前台生成的验证码,以便其通过门禁。
访客进入办公区域后,他们的相关信息会被记录下来,以便公司进行客户管理等后续工作。此类智慧办公硬件设施为信息化办公提供了极大的便利,也节约了人力与时间成本,从而提高了办公效率。
智慧办公软件系统——“云办公”体系
智慧办公体系除了硬件系统外,还包括一套软件系统,即人们常说的“云办公”体系。这套体系能在云平台上完成所有的工作,从而真正实现无纸化办公。其工作原理是将Microsoft Office等传统办公软件转化为智能客户端的形式,使用户能够在线操作软件,并直接在浏览器中对各类文件进行编辑。
这套体系建立起了一个网络办公平台,它允许多人同时在线使用,用户还能实时与多方进行沟通。人们足不出户,即能实现多方远程办公。
此外,依靠强大的云存储能力,原来以纸质方式存放或存放于PC端的办公信息,现在可以随时随地在移动设备上查看,用户还能对其进行编辑。由于真正甩开了纸质文件,智慧办公软件体系在很大程度上降低了办公成本,实现了办公室内部的“低碳减排”。同时,这套体系也在很大程度上使得办公的时间与地点更加灵活自由,从而提高了办公效率。
通过整合硬件系统与软件系统,智慧办公真正在“互联物联”的基础上实现了对办公用品的远程操控、对职员工作状态的深入了解、对办公信息安全性的保障。这种系统不仅能保证工作效率,还构建了以办公室工作流程为主线的数字化办公体系,从而最大程度地为科学化的办公管理提供帮助。
